Excel-Tipps & Tricks

Arbeitsbereiche anlegen (ab Excel 2000)

Zu einem Projekt gehören oft mehrere Arbeitsmappen. Excel erlaubt es, diese jedes Mal gemeinsam zu öffnen. Dazu legt ihr einen Arbeitsbereich an: Öffnet dann die gewünschten Mappen und legt Bildschirmposition, Zoomfaktor und Fenstergröße fest. Danach wählt "Datei - Arbeitsbereich speichern...".

Arbeitsblatt im Überblick  (ab Excel 2000)

Tabellen wachsen gewöhnlich recht schnell über den begrenzten Platz auf dem Bildschirm hinaus. Um nicht den Überblick zu verlieren, benutzt die eingebaute Zoom-Funktion. Über "Ansicht - Zoom..." lässt sich das Arbeitsblatt schnell komplett auf den Bildschirm bringen. Wenn ihr "An Markierung anpassen" wählt, wird das Arbeitsblatt dabei exakt auf den ausgewählten Bereich verkleinert. So lassen sich auch Tabellen auf einen Blick begutachten, die weit über den Bildschirmrand hinausgehen.

Attraktiver Hintergrund (ab Excel 2000)

Um den Hintergrund der Excel-Arbeitsblätter abwechselungsreich zu gestalten, lassen sich Hintergrundmuster einfügen. Wählt dazu aus dem Menü "Format - Blatt" die Option "Hintergrund ..." und dort per Dateibrowser eine Passende Hintergrundgrafik oder ein eigenes Bild.

Automatisch hervorheben (ab Excel 97)

Formeln lassen sich nicht nur zum Berechnen von Werten benutzen, sondern auch zum Formatieren. Wollt ihr beispielsweise ein Ergebnis hervorheben, das in einem bestimmten Zahlenbereich liegt, so automatisiert dies durch eine Formel.

Dazu wählt ihr aus dem Menü "Format" die Option "Bedingte Formatierung... " und dort das gewünschte Kriterium, etwa dass der Zellwert eine bestimmte Grenze überschreitet, also den Eintrag "größer als". Klickt dann auf "Format..." und weist die gewünschte Hervorhebung zu, etwa fett oder unterstriche.

Bereiche ausblenden (ab Excel 2000)

Bei großen Tabellen befinden sich weite Teile außerhalb des Bildschirmbereichs. Um sich schnell einen Überblick zu verschaffen lassen sich verschiedene Bereiche zeitweise ausblenden. Markiert dazu die störenden Zeilen oder Spalten mit der Maus und wählt "Format - Zeile - Ausblenden" oder "Format - Spalte - Ausblenden".

Um diese Bereiche wiederherzustellen, markiert die Zeilen oder Spalten vor und nach dem ausgeblendeten Bereich und wählt den Menüpunkt "Format - Zeile - Einblenden" beziehungsweise "Format - Spalte - Einblenden".

Wer gewohnt ist, Zahlen mit dem Nummernblock einzugeben, ärgert sich darüber, dass er für den Punkt im Datum zur alphanumerischen Tastatur wechseln muss. Das ist nicht nötig, denn das Datum lässt sich bei Excel statt mit dem Punkt auch mit dem Schrägstrich oder dem Minuszeichen trennen, die beide auf dem Nummernblock vorhanden sind. Excel wandelt diese Zeichen beim Datum automatisch in einen Punkt um.

Excel bietet eine Reihe fertiger Funktionen, die das Rechnen erleichtern. Dazu zählen beispielsweise etliche Funktionen für Uhrzeit und Datum. Mit den praktischen Helfern braucht ihr euch nicht mehr mit komplizierten Berechnungen abzumühen. Wollt ihr zum Beispiel ausrechnen, wie alt ihr auf den Tag genau sind, zieht einfach das Geburtsdatum vom aktuellen Datum ab:

=DATUM(2005;12;24)-DATUM(1961;2;16)

Das Ergebnis lautet 27/10/44, also 44 Jahre, 10 Monate und 27 Tage.

Um besser rechnen zu können, wandelt Excel intern die Datumsangaben in gewöhnliche Zahlen um. Dabei liefert es solche Zahlenkolonnen oft auch als Ergebnis zurück. Um wieder eine Datumsangabe zu sehen, reicht es die Ergebniszelle als Datum zu formatieren.

Diagramme formatieren (ab Excel 2000)

Wenn ihr mit Excel ein Diagramm erstellt, versucht das Programm aus den verfügbaren Daten bereits eine optimale Darstellung zu erzeugen. Sollen zum Beispiel Umsätze im Bereich von 20.000 bis 45.000 Euro in Form von Balkendiagrammen angezeigt werden, schlägt Excel einen Darstellungsbereich von 0 bis 50.000 vor. Das ist in der Regel zweckmäßig, genügt aber unter Umständen nicht.

Um den Darstellungsbereich präzise vorzugeben, wählt aus dem Dropdown-Menü in der Diagramm-Werkzeugleiste den Eintrag "Größenachse". Wenn ihr auf das Symbol rechts neben dem Menü klickt,  gelangt ihr zum Dialog "Achsen formatieren". Wählt die Registerkarte "Skalierung" und gebt hier die gewünschten Werte ein, etwa die dargestellte Obergrenze bei "Maximum" und den Abstand der horizontalen Hilfslinien  bei "Hauptintervall". Bestätigt  mit "OK". Im gleichen Dialog legt ihr viele weitere Darstellungsoptionen fest.

Wollt ihr mit mehreren Arbeitsblättern arbeiten und Dateien aus verschiedenen Blättern zusammenfassen? Dann benutzt dazu Formeln, die nicht auf das aktuelle Arbeitsblatt beschränkt sind, sondern auf die anderen Blätter durchgreifen. Diese Formeln nennt man unter Excel 3D-Formeln.

Bezüge zu anderen Arbeitsblättern stellt ihr ganz einfach her, indem ihr vor den Namen der Zelle den Namen des jeweiligen Arbeitsblatts - getrennt durch ein Ausrufezeichen - stellt: Einnahmen!A5 verweist auf die Zelle A5 im Arbeitsblatt. Die 3D-Formel SUMME(Tabelle2!A5;Tabelle3!H4;Tabelle4!F3) liefert in der aktuellen Zelle die Summe von A5, H4 und F3 aus den Blättern Tabelle2 bis Tabelle4. Wenn die Arbeitsblätter das gleiche Layout besitzen und die zu addierenden Zahlen an der gleichen Stelle stehen, etwa in der Zelle G2, verwendet man auch vereinfacht:SUMME(Tabelle2:Tabelle4!G2).

Druckbereich festlegen (ab Excel 2000)

Eine der meistbenötigten Druckfunktionen einer Tabellenkalkulation ist das Drucken eines festgelegten Bereichs, etwa einer einzigen Tabelle: Markiert den gewünschten Bereich und wählt "Datei - Druckbereich - Druckbereich festlegen". Um ein Excel-Dokument auszudrucken, das sich über mehrere Arbeitsblätter erstreckt, markiert die gewünschten Arbeitsblätter, wie ihr es bei der Auswahl anderer Windows-Elemente gewohnt seid. Nebeneinander liegende Blätter markiert ihr, indem ihr die Registerkarte des ersten Blattes wählt und und bei gedrückter Umschalttaste auf das letzte zu druckende Register klicken. Wollt ihr nicht nebeneinander liegende Blätter drucken, klickt ihr die gewünschten Registerkarten bei gedrückter [Strg]-Taste an.

Farbige Reiter fürs Arbeitsblatt (ab Excel 2000)

Excel bietet die Möglichkeit, mehrere Arbeitsblätter nebeneinander in einer Datei zu verwalten. Über Registerkarten wechselt ihr schnell zwischen den einzelnen Arbeitsblättern. Um sich die Orientierung zu erleichtern, verseht ihr diese mit eigenem Namen und auffälligen Farben. Dazu klickt ihr einfach mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Register und wählt aus dem Kontextmenü die Option "Umbenennen" und danach "Registerfarbe..." Aus der Palette wählt ihr dann den gewünschten Farbton aus. Um den Namen des Arbeitsblattes zu ändern könnt ihr den Reiter auch mit einem Doppelklick anwählen und den unterlegten Namen überschreiben.

Formelautomatik (ab Excel 97)

Beim Berechnen von Summen schlägt Excel automatisch einen Bereich vor, sobald ihr in eine angrenzende Zelle klickt und die Schaltfläche "Auto-Summe" aus der Menüleiste wählt. Die Summenautomatik ist aber noch flexibler: Wenn ihr einen Bereich untereinander stehender Zahlen markiert und auf den "Auto-Summe"-Button klickt, so wird die Summe der Zellen automatisch in der darunter liegenden Zelle ausgegeben. Analog funktioniert dies auch bei Zahlen in einer Zeile. Das Ergebnis erscheint dann in der Zelle rechts davon.

Markiert ihr einen Zellenbereich über mehrere Spalten hinweg, so wird die Summe automatisch für jede einzelne Spalte gebildet und in den Zellen darunter ausgegeben. Und wenn ihr nicht nur den Bereich der aufzusummierenden Zahlen markiert, sondern die Markierung über die darunter liegende leere Zeile und über die rechts daneben liegende leere Spalte  erweitert, werden alle Summen der Zeilen und Spalten gebildet und in den angrenzenden Zellen, die markiert sind, ausgegeben.

Formeln in der Statuszeile (ab Excel 2000)

Für einfache Berechnungen ist es unter Excel nicht nötig, eine Formel einzugeben. Sobald ijr zwei oder mehrere Zellen markiert, seht ihr automatisch rechts unten in der Statuszeile die Summe der Zellinhalte. Wenn ihr mit der rechten Maustaste auf diese Stelle in der Statuszeile klickt, erscheint ein kleines Kontextmenü, das euch eine ganze Reihe weiterer Funktionen anbietet.

Hotkey fürs Datum  (ab Excel 2000)

Anstatt lange nach einer Funktion zu suchen und sie dann umständlich zu kopieren, lasst euch besser von Excel helfen. Mit einer einfachen Tastenkombination fügt ihr in Excel beispielsweise das Datum und aktuelle Uhrzeit in eine beliebige Zelle ein: Für das Datum drückt die Tastenkombination [Strg .] und für die Uhrzeit [Strg Umschalt :].

Excel stellt eine Vielzahl an Hilfen bereit, um Werte einfacher in eine Zelle einzugeben. Eine sehr nützliche Funktion ist, den nächsten Eintrag aus einer Liste bereits vorhandener Einträge auszuwählen.

Excel bietet euch jederzeit eine Liste der bereits in einer Spalte verwendeten Einträge zur Auswahl an. Klickt dazu in das Feld, das ihr ausfüllen wollt und öffnet die Liste mit der Tastenkombination [Alt Pfeil nach unten]. Nun wählt ihr bequem mit der Maus aus allen bereits vorkommenden Einträgen aus.

Klartext für Funktionen (ab Excel 2000)

Seid ihr es leid, in Excel die unpraktischen Zellnamen wie C23 zu benutzen? Kein Problem: Wenn ihr beispielsweise alle Werte in der Spalte "Einnahmen" addieren wollt, könnt ihr statt der herkömmlichen Schreibweise SUMME(C2;C7) auch ganz einfach SUMME(Einnahmen) schreiben. Das funktioniert nicht nur innerhalb einer Spalte, sondern auch mit beliebigen Zellen auf dem Arbeitsblatt. Eine Zelle in der Spalte "Einnahmen" und er Zelle "Hamburg" sprecht ihr in Formeln also mit Einnahmen Hamburg an

Voraussetzung für den Einsatz von Spalten- und Zeilenbeschriftungen ist, dass ihr diese Funktion in Excel aktiviert habt. Sie ist standardmäßig ausgeschaltet. Zum Aktivieren wechselt ihr über das Menü "Extras - Optionen" zur Registerkarte "Berechnung". Markiert dort das Kontrollkästchen "Beschriftungen in Formeln zulassen".

Kontrollierte Eingabe (ab Excel 97)

Mit  Hilfe der Gültigkeitsprüfung beschränkt ihr die Eingabe von Werten in einer Tabelle. Beispielsweise lässt sich eine Ober- und Untergrenze für Zahlenwerte festlegen. Mit dieser Funktion verhindert ihr auch überlange Beschreibungstexte, denn die Texteingabe lässt sich begrenzen. Dies ist besonders bei Formularen wünschenswert.

Markiert dazu die fragliche Zelle und wählt aus dem Menü "Daten" die Option "Gültigkeit". Auf der Registerkarte "Einstellungen" wählt ihr aus der Liste "Zulassen" die Option "Textlänge". In der Liste "Daten" entscheidet ihr euch für "kleiner oder gleich" und gebt anschließend im Feld "Maximum" die maximal zulässige Zeichenzahl ein.

Namen in Formeln verwenden (ab Excel 2000)

Excel erlaubt ab Version 2000 nicht nur die Benennung einzelner Zellen. Auch ganze Zeilen und Spalten lassen sich über einen Namen zusammenfassen und in Formeln ansprechen.

Ein Beispiel: Ihr arbeitet mit einer kleinen Tabelle, die in der oberen Reihe die Städte Hannover, Berlin und München und in der linken Spalte die Monate enthält. In den Zellen der Tabelle stehen monatliche Umsätze.

Markiert nun die gesamte Tabelle und wählt aus dem Menü "Einfügen" die Option "Namen" und dann "Erstellen...". Im folgenden Fenster "Namen erstellen" wählt ihr die beiden Optionen "Oberster Zeile" und "Linker Spalte". Klickt dann auf "OK".

Ab sofort sprecht ihr die Inhalte der Spalten Hannover und die jeweiligen Zeilen mit dem soeben erstellten Namen an. So liefert die Formel =SUMME(Hannover) die Summe der Zellen in der Spalte Hannover. Die Namensgebende oberste Tabellenzeile wird dabei ausgeschlossen.

Bei einfachen Arbeitsblättern verwendet Ihr die Beschriftungen der Zeilen und Spalten auch direkt in den Formeln. Bevor ihr die Formeln eingebt, müsst ihr dazu im Menü "Extras, Optionen..." auf die Registerkarte "Berechnung" die Option "Beschriftungen in Formeln zulassen" aktivieren.

Ohne Makros starten (ab Excel 2000)

Gerade bei Excel lassen sich bereits während des Startvorgangs erste Makros durchführen, etwa um eine Datei automatisch nachzuladen. Das führt unter Umständen zu Startproblemen, zum Beispiel wenn das Makro fehlerhaft programmiert ist. Um die Ausführung der Startmakros zu unterdrücken, reicht es, wenn ihr beim Startvorgang einfach die Umschalttaste gedrückt haltet.

Schriften im Diagramm (ab Excel 2000)

Um in Diagrammen das Aussehen der Achsen - etwa die Schriftart - zu ändern, geht ihr bei Excel so vor: Klickt auf die Achsenbeschriftung und wählt aus dem Kontextmenü die Option "Achse formatieren". Im folgenden Dialog nehmt ihr auf der Registerkarte "Schrift" die gewünschten Einstellungen vor.

Sortieren nach Spalten (ab Excel 2000)

Üblicherweise werden Daten bei Excel zeilenweise sortiert. Aber auch das Sortieren nach Spalten ist problemlos möglich. Markiert den gewünschten Bereich und wählt "Daten - Sortieren...". Klickt nun auf "Optionen..." und aktiviert unter "Orientierung" die Option "Spalten sortieren". Mit "OK" kehrt ihr zum Sortierdialog zurück, wo ihr die Sortierkriterien der Reihenfolge nach auswählt.

Genauso wie es bei Word möglich ist, beim Erzeugen einer neuen Datei bestimmte Standardwerte in Form einer globalen Dokumentvorlage anzugeben, erlaubt auch Excel das Anlegen einer individuellen Standardtabelle. Anders als bei Word liegen die Schwerpunkte hier jedoch nicht bei den Zeichen- und Absatzformatierungen, sondern bei den Tabelleneigenschaften.

Um eine solche Mustertabelle anzulegen, erstellt ihr eine leere Tabelle und nehmt die gewünschten Formatierungen vor. Mögliche Vorgaben sind zum Beispiel Hintergrundfarbe und Rahmen, aber auch Zahlen- und Textformatierungen, etwa das Zuweisen des Datumsformats für eine Komplette Spalte. Die nach euren Vorstellungen angepasste Tabelle speichert ihr unter dem Namen "mappe.xlt" im Ordner "XLStart", den ihr unter Windows XP üblicherweise im Pfad

"C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\Excel"

findet. Diese Tabelle wird von nun an als Standard-Arbeitsblatt geladen.

In einer Tabelle arbeitet ihr mit den Suchfunktionen auch direkt: =SUCHEN("abc";A1;3) sucht zum Beispiel den Text abc in der Zelle A1und beginnt die Suche beim dritten Zeichen des Textes.

Effektiver und flexibler als die gewöhnliche Suche setzt ihr diese Funktion ein, indem ihr auch Suchtext aus einer Zelle nehmt: =SUCHEN(C3;A1;5) sucht den Inhalt der Zelle C3 in der Zelle A1 ab dem fünften Zeichen.

Die Funktion FINDEN ist dem SUCHEN ähnlich. Allerdings wird bei FINDEN auch die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Mit der Funktion ERSETZEN verwertet ihr auch gleich die Suchergebnisse: ERSETZEN(A1;SUCHEN("abc";A1);3;"xyz") ersetzt in A1 die Zeichenkette abc durch die drei Zeichen xyz. Auch hier ist der Einsatz von Zellverweisen erlaubt.

Wenn ihr mehrere Tabellenzellen mit dem gleichen Wert füllen müsst, bietet Excel eine komfortable Möglichkeit.

Markiert den gewünschten Zellbereich und gebt den Wert ein. Haltet die Tastenkombination [Strg Umschalt] gedrückt und bestätigt erst dann die Eingabetaste. Schon wird der Wert in alle vorher markierten Zellen geschrieben.

Der im Tipp ""Standard-Arbeitsblatt" vorgestellte Ordner "XLStart" besitzt eine weitere bemerkenswerte Eigenschaft: Alle darin befindlichen Dateien werden beim Start von Excel automatisch geöffnet. So speichert ihr beispielsweise größere Projekte, die aus mehreren Dateien bestehen, im "XLStart"-Ordner und habt beim Programmstart unverzüglich alle benötigten Dateien parat.

Um die Dateien dennoch sinnvoll strukturiert zu speichern, bietet Excel die Option einen weiteren Startordner anzugeben. Speichert ihr das aktuell Projekt zum Beispiel in einem Ordner "Projekt001" und lasst diesen automatisch laden. Für das nächste Projekt legt ihr dann ein Verzeichnis "Projekt002" an und verweist auch darauf.

Dazu wählt ihr im Excel Menü "Extras - Optionen" die Registerkarte "Allgemein" und gebt den gewünschten Ordner mit den aktuell benötigten Dokumenten einfach als weiteren Startordner an.

Vorlagen nutzen (ab Excel 2000)

Benötigt ihr häufig eine besonders formatierte Tabelle, bietet es sich an, mit Vorlagen zu arbeiten.

Excel unterscheidet dabei zwischen Arbeitsmappen-Vorlagen oder Tabellenblatt-Vorlagen. Ihr erstellt also entweder eine Arbeitsmappe mit allen benötigten Arbeitsblättern und Formatierungen oder eine Mappe mit einem einzelnen Blatt, das die Formatierungen enthält.

Wollt ihr die Vorlage speichern, habt ihr wiederum die Wahl: Soll Excel die Vorlage bei jedem Start automatisch laden, speichert diese als Mustervorlage unter dem Namen Mappe.xlt beziehungsweise Blatt.xlt im Pfad

"C:\Programme\Microsoft Office\Office10\XLStart".

Wollt ihr die Vorlage nur bei Bedarf laden, speichert ihr sie unter einem beliebigen Namen unter

"C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen".

Vorschaugrafik erstellen (ab Excel 2000)

Oft benötigte Tabellenlayouts erstellt ihr vorzugsweise als Arbeitsblatt-Vorlage. Diese ruft ihr bei Bedarf immer wieder auf. Um die vielen Vorlagen voneinander zu unterscheiden, wechselt ihr vor dem Speichern der Vorlage zu "Datei - Eigenschaften". Dann markiert ihr auf der Registerkarte "Zusammenfassung" die Option "Vorschaugrafik speichern".

Zahlen am Komma ausrichten (ab Excel 97)

Bei der Eingabe von Zahlen löscht Excel in der Standardeinstellung automatisch überflüssige Nullen. Mit einem Trick richtet ihr die Zahlenkolonnen am Komma aus.

Da Excel zum Beispiel die Eingabe 11,50 auf 11,5 verkürzt, verschiebt sich in der Darstellung das Komma nach rechts. So werden Zahlenkolonnen mit variabler Anzahl an Dezimalstellen schnell unübersichtlich. Die nahe liegende Lösung ist die Zuweisung eines Formats mit einer festen Anzahl an Dezimalstellen, beispielsweise zwei. Allerdings werden nun entsprechende stellen mit Nullen aufgefüllt. So wird aus 10 die Zahl 10,00.

Um dies zu vermeiden und dennoch alle Kommas untereinander zu positionieren, vergebt ihr ein benutzerdefiniertes Format. Wählt aus dem Menü "Format" die Option "Zellen...". Auf der Registerkarte "Zahlen" wählt ihr links unter "Kategorie" den Eintrag "Benutzerdefiniert". Gebt nun unter "Typ" die Zeichenfolge ##0,?? ein. die Fragezeichen bewirken, dass überflüssige Nullen durch Leerräume ersetzt werden. Benötigt ihr mehr als zwei Dezimalstellen, setzt ihr entsprechend viele Fragezeichen.

Zahlen richtig formatieren (ab Excel 2000)

In einer Tabellenkalkulation repräsentieren Zahlen gewöhnlich numerische Werte. Soll eine Zahl als Text behandelt werden, gebt vor der Zahl einen Apostroph ein - er befindet sich mit auf der Doppelkreuz-Taste ([#]) und sollte nicht mit Akzenten verwechselt werden. Notwendig ist das gewöhnlich bei Telefonnummern oder Postleitzahlen in einer Adressliste. Dadurch bleiben - anders als bei der Zahlenformatierung - führende Nullen erhalten.

Wenn ihr diese Text-Zahlen in berechenbare Werte umwandeln wollt, geht so vor: Markiert den umzuwandelnden Bereich und wählt aus dem Menü "Daten" die Option "Text in Spalten...". In den Dialogfeldern des Text-Konvertierungsassistenten braucht ihr dann nur noch auf "Weiter" zu klicken, schon wird Text zu Zahl. Der umgekehrte Weg ist auch möglich. Dazu markiert ihr einfach im Schritt drei des Assistenten die Option "Text".

Zeilen Nummerieren (ab Excel 2000)

Für die Nummerierung von Zeilen gibt es bei Excel im Gegensatz zu den anderen Office-Programmen keine Automatik. Meist hilft man sich deshalb mit der Funktion Autoausfüllen. Das heißt, man gibt die Zahl 1 und 2 in die obersten beiden Zeilen ein und markiert sie. Dann erweitert man den Bereich über den Ziehpunkt mit der Maus so weit, bis alle zu nummerierenden Zeilen erfasst sind.

Diese Methode hat allerdings den Nachteil, dass eine Sortierung der Daten auch die Nummerierung mitsortiert. Dies vermeidet ihr, wenn ihr die Funktion ZEILE benutzt. Diese gibt die Zeilennummer einer Bezugszeile zurück.

Für eine sortierbeständige Nummerierung gebt ihr in der obersten Zeile =ZEILE(A1) ein und erweitert den Bereich nach unten bis zur letzten zu nummerierenden Zeile. Diese Nummerierung lässt sich nur durch das Löschen und Einfügen von Zeilen aus der richtigen Ordnung bringen.

Zeitdifferenz berechnen (ab Excel 97)

Um die Dauer eines Zeitraums zu berechnen, subtrahiert ihr zwei Datumsangaben voneinander. Excel liefert daraufhin ein weiteres Datum. Das Ergebnis müßt ihr jedoch noch formatieren. Dazu öffnet ihr über "Format, Zellen..." das Dialogfenster "Zellen formatieren" und wählt auf der Registerkarte "Zahlen" als "Kategorie" die Option "Benutzerdefiniert". Gebt nun unter "Typ" die Zeichenfolge #.##0 ein. Die Zahl der zwischen den beiden Daten liedenden Tage wird jetzt als ganze Zahl ausgegeben. Die Null am Ende sorgt dafür, dass, falls nötig, der Wert 0 ausgegeben wird. Abschließend fügt ihr im Feld "Typ" die Zeichenfolge "Tage" mit einem Leerzeichen davor an.

Zellen verknüpfen (ab Excel 2000)

Wenn die gleichen Daten in zwei oder mehr unterschiedlichen Zellen stehen sollen, verknüpft ihr die Zellen miteinander. Eine Eingabe in eine dieser Zellen hat eine entsprechende Änderung in den anderen, verknüpften Zellen zur Folge.

Das Verknüpfen selbst ist denkbar einfach: Kopiert zunächst die Uhrsprungszelle mit "Bearbeiten - Kopieren" (oder  Tastenkombination [Strg C]) und fügt diese mit "Bearbeiten - Einfügen" (oder Tastenkombination [Strg V]) am gewünschten Ort der Verknüpfung ein. Daraufhin seht ihr in der rechten unteren Ecke der neuen Zelle ein kleines Symbol. Beim Anklicken öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Optionen. Wählt dort die Option "Zellen verknüpfen". Eine Änderung in der Ursprungszelle wird jetzt auch in der neuen Zelle sofort sichtbar. Weitere Zellen verknüpft ihr auf die gleiche Weise.

Excel enthält eine Vielzahl vorprogrammierter Funktionen, mit denen sich Tabelleninhalte bequem auslesen und analysieren lassen. Als Beispiel dienen im Folgenden zwei Textfunktionen, die sehr einfach einzusetzen sind: RECHTS und LINKS.

Diese Funktionen lesen aus einem bestimmten Zellinhalt genau die Zahl an Zeichen aus, die ihr vorgebt. Das Ergebnis stellt die Funktion in einer neuen, frei wählbaren Zelle dar. Steht beispielsweise der Text 20789 Hamburg in der Zelle A7, so trennt ihr mit dieser Funktion schnell die Postleitzahl vom Ort. Gebt dazu in einer freien Zelle, etwa D4, Folgendes ein:

=LINKS(A7;5)

Dies bedeutet, dass aus der Zelle A7 die ersten fünf Zeichen angefangen von links ermittelt werden. Als Ergebnis erscheint also die Zahl 20789 in der Zelle D4. Mit Hilfe der Funktion Autoausfüllen bearbeitet ihr auf diese Weise lange Listen blitzschnell. Die Tabellenfunktion RECHTS arbeitet auf die gleiche Weise. Dabei beginnt die Zählung von rechts.

Zusatzfunktionen installieren (ab Excel 2000)

Einige nützliche Zusätze stehen unter Excel erst zur Verfügung, wenn ihr diese nachträglich installiert, zum Beispiel die Funktionen zur statistischen Analyse.

Wählt im Menü "Extras" den Punkt "Add-Ins...", um zu sehen, welche der Zusatzfunktionen vorhanden sind. Befindet sich ein Häkchen vor dem Eintrag, ist das Add-in bereits installiert. Markiert eine Funktion, die ihr hinzufügen wollt, und klickt auf "OK". Wenn ihr die folgende Rückfrage mit "Ja" bestätigt, installiert Excel die neue Funktion. Mitunter werdet ihr zum Einlegen der Office-CD aufgefordert.

Die neuen Funktionen findet ihr im Menü "Extras" - eventuell in einem Untermenü. Den Teilsummen-Assistenten findet ihr beispielsweise unter "Extras - Assistent - Teilsummen...".